Hace unas semanas una conocida me preguntó cómo ordenaba los subrayados, citas y bibliografía que recogía en los libros, revistas o papers que iba leyendo. Como quizá sepas, me gusta leer ensayos con el objetivo de aprender, y esto exige ser capaces de recoger la información y hacerla trazable para el futuro. Esto lo he conseguido usando bases de datos de Notion.

Como el término ‘bases de datos’ puede resultar abrumador, paso a confirmar que se pueden usar a nivel usuario. Es más, os he dejado una plantilla que podéis duplicar totalmente gratis para que no necesitéis construir estas herramientas y que podáis simplemente usarlas. Como puede verse al hacer clic en el enlace, hay una Lista de libros y una con Citas y Bibliografía, ambas relacionadas.

Este sistema es especialmente útil si esas lecturas servirán de base para la construcción de otro ensayo. Sin embargo, diseñar una base de datos coherente, de fácil consulta y ordenada no es fácil. Así es como lo hago:

Esta es mi lista de libros es una base de datos

La siguiente imagen muestra mi lista de lecturas. Bueno, en realidad muestra una lista reducida que usaré como ejemplo de la base de datos de los libros. Un ejemplo simplificado. No es difícil: hay una columna para el título, otra para saber si está o no leído, y una tercera con referencia a otra base de datos. Es en esta última donde se hace la magia. Pero, antes, retrocedamos un paso.

Lista de libros

En Notion se puede crear una base de datos dentro de cualquier página. Dentro de esta yo he generado dos bases de datos llamadas Lista de libros y Citas y bibliografía, simplemente tecleando “/” y seleccionando Table Database. La imagen de arriba muestra la primera de ellas. Quien haya trabajado con Excel entenderá la estructura de filas y columnas. Nada complejo, con excepción de la tercera columna, esa que aparece con una flecha y relaciona dos bases de datos. Veremos cómo generar esta dependencia más adelante.

Así es mi base de datos de citas y bibliografía

La lista donde apunto las citas tiene aproximadamente la forma que se observa abajo. La cita textual ocupa una columna en cursiva, pero los títulos de cada una de las líneas no corresponden a una cita textual sino a una combinación de palabras que a mí me ayuden a entender qué hay dentro. Esto es clave para localizar luego la información.

plantilla de base de datos de citas

La siguiente columna, que muestra el título del libro, revista o paper de donde obtuve la cita, es un elemento crítico porque muestra una base de datos combinada. De hecho, es la clave de todo. Y con Notion resulta extraordinariamente fácil de hacer.

Basta con crear una nueva columna, pulsar sobre la cabecera, y en Property type seleccionar Relation. A continuación, se escoge la base de datos con la que estará relacionada la base de datos en la que se acaba de añadir la columna. Y listo. No hay que hacer nada más.

Añadiendo una nueva cita

Ahora, para añadir una nueva cita basta con acudir a la base de datos de Citas y bibliografía, pegar la cita textual, elegir un título que recordar, y en la columna que relaciona las bases de datos se elige el libro del que depende, que antes ha de estar en la base de datos de Lista de libros. Lleva apenas unos segundos.

como enlazar bases de datos

¿Qué ventajas tiene este sistema?

Por un lado, en la lista de los libros que he leído o estoy leyendo tengo una columna con un conjunto de páginas que recuerdan las citas que he ido recolectando. Por otro, Notion permite visualizar las citas de formas ‘especiales’, como por ejemplo filtrando por temáticas en el caso de que se haya incluido esa categoría. También será posible filtrar por libro.

Para mí la mayor ventaja, además de la posibilidad de filtrar, es la que me permite buscar con un único término de búsqueda en todas mis referencias bibliográficas. En mi base de datos incluyo libros, documentación técnica, papers, artículos periodísticos, etc. Y eso me permite localizar la información con mucha facilidad. Espero que esta plantilla sea de ayuda para vuestras lecturas.

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